Die Digitalisierung der Hochschulen schreitet nicht nur in den Kernbereichen Forschung und Lehre stetig voran, entwickelt sich weiter und setzt Impulse - auch in den wissenschafts- und lehrunterstützenden Bereichen in der Verwaltung ergeben sich Bedarfe und Potentiale für eine digitale Transformation.

Dazu gehört die Einführung der digitalen Vorgangsbearbeitung, die über eine reine "Elektrifizierung" bestehender Prozesse hinausgehend, ein sehr komplexes Change-Projekt für die Verwaltung der Hochschule bedeutet. In Bezug auf die digitale Vorgangsbearbeitung in digitalen Akten beinhaltet sie u.a. die Analyse, Optimierung und Implementierung der einzelnen Geschäftsprozesse unter Berücksichtigung des gesamten Dokumenten-Lebenszyklus vom Eingang des Dokuments bis hin zu Löschfristen oder Übergabe an die Langzeitarchivierung.

Die Kommission DMS plant, durch Vernetzung und Kooperation in relevanten Themenbereichen eine Wissensdatenbank und Expertise zu entwickeln, die allen Hochschulen zugänglich gemacht wird.

Folgende Ziele und Themen hat sich die Kommission für das erste Jahr gesetzt:

1. Verortung des DMS im digitalen Ökosystem

• Untersuchung und Definition der Rolle von DMS im digitalen Umfeld der Hochschulen.
• Klärung der Abgrenzung bzw. Integration von Formularen und Formularservern innerhalb des DMS.
• Analyse der Abgrenzung bzw. Integration von Workflow-Engines in das DMS und ihre Bedeutung für die Prozessautomatisierung.
• Definition von führenden Systemen für die Prozessautomatisierung in Bezug auf die Lieferung von Daten.
• Zielsetzung: Erste Landkarte "Digitales Ökosystem"

2. Zusammenspiel mit Fachverfahren an den Hochschulen

• Untersuchung des Umfelds und möglicher Schnittstellen oder Konnektoren zwischen DMS und verschiedenen Fachverfahren, die an Hochschulen eingesetzt werden.
• Verhältnis zur Entwicklung von Schnittstellen und Konnektoren (Import relevanter Daten aus den Fachverfahren in das oder aus dem DMS)
• Zielsetzung: Entwicklung von Szenarien zur Nutzung und Integration von DMS in bestehende Fachverfahren, um Synergien zu schaffen und Prozesse zu optimieren.

3. Portaloptionen aus Kund*innenperspektive

• Bewertung von Portaloptionen, die eine benutzerfreundliche Interaktion zwischen Fachverfahren und Fachanwendungen ermöglichen.
• Zielsetzung: Sammlung von Feedback der Nutzer*innen in Stichproben, um die Anforderungen und Erwartungen an ein DMS aus der Perspektive der Endanwender*innen zu erfassen und zu berücksichtigen.

Kontakt:

Tanja Bode (Sprecherteam), Universität Kassel
Doreen Schwarz (Sprecherteam), Universität Bielefeld